{"id":14027,"date":"2025-03-24T11:00:02","date_gmt":"2025-03-24T10:00:02","guid":{"rendered":"https:\/\/sydologie.com\/?p=14027"},"modified":"2025-06-18T09:21:27","modified_gmt":"2025-06-18T07:21:27","slug":"rex-la-boite-a-indes-sydo-comment-automatiser-ses-processus-internes-grace-a-ia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sydo.fr\/sydologie\/2025\/03\/rex-la-boite-a-indes-sydo-comment-automatiser-ses-processus-internes-grace-a-ia\/","title":{"rendered":"REX La Bo\u00eete \u00e0 Ind\u00e9s\/Sydo : Comment automatiser ses processus internes gr\u00e2ce \u00e0 l’IA ?"},"content":{"rendered":"

Apr\u00e8s vous avoir pr\u00e9sent\u00e9 le travail r\u00e9alis\u00e9 avec R\u00e9seau Action Climat<\/a> il y a quelques mois, parlons aujourd\u2019hui d\u2019une formation con\u00e7ue et anim\u00e9e pour l\u2019entreprise la Bo\u00eete \u00e0 Ind\u00e9s<\/a>. <\/strong><\/p>\n

L\u2019objectif de la formation \u00e9tait d\u2019accompagner cette entreprise dans son projet initi\u00e9 d\u2019automatisation de processus internes gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019intelligence artificielle<\/strong>. En effet, la Bo\u00eete \u00e0 Ind\u00e9s avait d\u00e9j\u00e0 commenc\u00e9 ces travaux-l\u00e0 gr\u00e2ce \u00e0 du travail en no code et l\u2019id\u00e9e \u00e9tait maintenant d\u2019optimiser l\u2019existant et d\u2019aller plus loin.<\/p>\n

Pauline Klein<\/a>, Dirigeante de La Bo\u00eete \u00e0 Ind\u00e9s, a accept\u00e9 de r\u00e9pondre \u00e0 nos questions sur La Bo\u00eete \u00e0 Ind\u00e9s<\/strong>, la naissance de son besoin et la formation anim\u00e9e par Youri, un de nos formateurs IA.<\/p>\n

Activit\u00e9 et contexte<\/h2>\n

– Pouvez-vous nous pr\u00e9senter votre organisme de formation et son c\u0153ur de m\u00e9tier ?<\/strong><\/p>\n

La Bo\u00eete \u00e0 Ind\u00e9s est un organisme de formation<\/strong> un peu particulier. Nous l\u2019avons cr\u00e9\u00e9 en 2021 lorsque Qualiopi \u00e9tait annonc\u00e9 pour remplacer Datadock. Ce sont les membres de notre collectif d\u2019entrepreneurs qui sont \u00e0 l\u2019origine de l\u2019id\u00e9e.<\/p>\n

A l\u2019\u00e9poque, de nombreux formateurs m\u2019ont sollicit\u00e9e pour qu\u2019on \u201ctrouve une solution\u201d face \u00e0 ce nouveau dispositif qui leur semblait \u00eatre une montagne d\u2019administratif. En conjuguant nos forces et comp\u00e9tences, nous pouvions structurer une offre de qualit\u00e9 pour r\u00e9pondre aux conditions du nouveau r\u00e9f\u00e9rentiel<\/strong> et permettre aux formateurs ind\u00e9pendants de mutualiser le co\u00fbt de la certification.<\/p>\n

Depuis, nous avons bien grandi : notre offre dite de \u201cportage de formation\u201d accompagne maintenant 120 formateurs partout en France<\/strong>. Nous avons donc un catalogue de formation tr\u00e8s riche qui va de la menuiserie \u00e0 l\u2019IA en passant par la communication, le commercial, etc.<\/p>\n

En interne, nous dispensons aussi des formations sur la formation <\/strong>mais aussi sur la prise de parole en public, la communication interpersonnelle, l\u2019animation d\u2019un r\u00e9seau, etc.<\/p>\n

– Quels sont les principaux d\u00e9fis que vous rencontriez dans la gestion administrative de vos formations ?<\/strong><\/p>\n

En soi, niveau gestion administrative, nous sommes plut\u00f4t bien structur\u00e9s, m\u00eame si nous avons parfois du mal \u00e0 faire comprendre \u00e0 nos clients que la formation a une valeur au-del\u00e0 de ce que les financeurs leur accordent\u2026 En revanche, nous sommes en qu\u00eate perp\u00e9tuelle d\u2019innovation dans ce domaine<\/strong> : automatisation, simplification, vulgarisation, etc. Tout ce qui peut nous permettre de gagner du temps<\/strong>, sans perdre en qualit\u00e9, et ainsi de consacrer le plus de temps possible \u00e0 nos clients.<\/p>\n

– Combien de temps consacriez-vous \u00e0 ces t\u00e2ches administratives avant la formation ?<\/strong><\/p>\n

Beaucoup trop ! Notamment \u00e0 r\u00e9aliser des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et sans valeur ajout\u00e9e<\/strong>.<\/p>\n

Ce que nous aimons dans notre m\u00e9tier, c\u2019est l\u2019ing\u00e9nierie p\u00e9dagogique, l\u2019accompagnement des formateurs dans leur sc\u00e9narios, l\u2019aiguillage des stagiaires dans leur parcours\u2026 Alors si l\u2019IA et l\u2019automatisation peuvent nous permettre de r\u00e9duire le temps pass\u00e9 \u00e0 la saisie<\/strong>, par ailleurs d\u00e9j\u00e0 r\u00e9alis\u00e9e une premi\u00e8re fois par nos formateurs, nous sommes pour !<\/p>\n

Situation avant la formation IA<\/h2>\n

– Comment g\u00e9riez-vous concr\u00e8tement l’int\u00e9gration des donn\u00e9es dans Digiforma ?<\/strong><\/p>\n

Nous avions cr\u00e9\u00e9 un formulaire qui permet \u00e0 nos formateurs de nous d\u00e9poser leurs programmes et un second pour les ouvertures de sessions. Les formulaires nous parvenaient au format PDF et nous r\u00e9int\u00e9grions manuellement les informations en faisant des copier-coller<\/strong>. Cela nous permettait notamment d\u2019effectuer une relecture technique p\u00e9dagogique et r\u00e9glementaire sur chaque d\u00e9p\u00f4t.<\/p>\n

\"Sch\u00e9ma<\/p>\n

– Quelles \u00e9taient les t\u00e2ches les plus chronophages ou frustrantes dans votre quotidien ?<\/strong><\/p>\n

Les copier-coller ! Nos formateurs ont un parcours bien particulier \u00e0 suivre. Pour nous, \u00e7a n\u2019avait pas de sens de re-saisir ce qu\u2019ils avaient d\u00e9j\u00e0 fait<\/strong>, notamment quand il n\u2019y a rien \u00e0 redire sur leurs d\u00e9p\u00f4ts. Ce qui est tr\u00e8s souvent le cas puisque nos formateurs sont de vrais experts de leur domaine !<\/p>\n

– Aviez-vous d\u00e9j\u00e0 tent\u00e9 d’automatiser certains process ? Si oui, lesquels ?<\/strong><\/p>\n

L\u2019automatisation des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives, chez moi, c\u2019est un principe<\/strong>, et d\u2019ailleurs nous avions d\u00e9j\u00e0 automatis\u00e9 ce qui \u00e9tait possible via les fonctionnalit\u00e9s d\u2019API d\u00e9velopp\u00e9es par ZAPIER pour Digiforma. Quand il n\u2019y a plus rien \u00e0 apprendre, plus rien \u00e0 d\u00e9couvrir dans un process et qu\u2019on a bien regard\u00e9 sous tous les angles, inutile de mobiliser une personne \u00e0 faire des choses inutiles.<\/p>\n

J\u2019aime beaucoup d\u00e9cortiquer les \u00e9tapes d\u2019un parcours<\/strong>, il m\u2019arrive d\u2019ailleurs de le faire pour des clients afin de les aider \u00e0 structurer une organisation sur mesure et parfaitement adapt\u00e9e aux contraintes de leurs \u00e9quipes.<\/p>\n

Apprentissages pendant la formation IA<\/h2>\n

– Qu’est-ce qui vous a le plus marqu\u00e9 dans cette formation ?<\/strong><\/p>\n

La disponibilit\u00e9 de notre formateur et sa compr\u00e9hension rapide de nos besoins et attentes<\/strong>. Chaque journ\u00e9e \u00e9tait suffisamment \u00e9loign\u00e9e de la pr\u00e9c\u00e9dente pour nous permettre de tester nos connaissances en situation r\u00e9elle. Chaque d\u00e9but de journ\u00e9e commen\u00e7ait par un point sur les acquis et les difficult\u00e9s rencontr\u00e9es. Si n\u00e9cessaire, nous prenions le temps de revenir sur les difficult\u00e9s rencontr\u00e9es. L\u2019ensemble du parcours a \u00e9t\u00e9 tr\u00e8s progressif.<\/p>\n

– Pouvez-vous nous donner un exemple concret d’une automatisation que vous avez apprise ?<\/strong><\/p>\n

Il y en a plein ! Mais la plus challengeante \u00e0 mettre en \u0153uvre a concern\u00e9 les d\u00e9p\u00f4ts de programmes de nos formateurs, qui remontent maintenant automatiquement sur Digiforma<\/strong>. Fini les copi\u00e9-coll\u00e9 !<\/p>\n

– Comment s’est pass\u00e9e votre premi\u00e8re utilisation de l’API Digiforma ?<\/strong><\/p>\n

Un d\u00e9sastre \ud83d\ude09 ! Enfin, oui et non. Nous utilisions d\u00e9j\u00e0 l\u2019API quasiment au maximum de son potentiel<\/strong>. Aussi, pour aller plus loin dans nos besoins, il a fallu d\u00e9cortiquer les informations de l\u2019API dans Postman (une application permettant de tester des API), afin de s\u00e9lectionner les champs sur lesquels nous voulions avoir une action entrante ou sortante.<\/p>\n

Je trouve que c\u2019\u00e9tait le plus dur parce que Digiforma fonctionne \u201cen boucle\u201d : chaque information peut se retrouver en sous-rubrique d\u2019une autre et ainsi de suite. Il faut donc \u00eatre pr\u00e9cis sur ce qu\u2019on cherche \u00e0 faire pour ne pas surcharger les informations.<\/strong> Heureusement, Claude nous a aid\u00e9 en r\u00e9pondant \u00e0 de nombreuses questions et en faisant le tri des informations. Apr\u00e8s, \u00e7a \u201cd\u00e9roule tout seul\u201d. Enfin presque\u2026<\/p>\n

– Y a-t-il eu un moment \u201ceur\u00eaka\u201d ? <\/strong><\/p>\n

Beaucoup ! Un champ des possibles s\u2019est ouvert tr\u00e8s rapidement. L\u00e0 encore, il faut faire le tri. Se poser pour r\u00e9fl\u00e9chir sur la pertinence d\u2019un projet entre le temps n\u00e9cessaire pour le mettre en place et les b\u00e9n\u00e9fices<\/strong> qu\u2019il peut apporter. \u00c7a n\u00e9cessite d\u2019avoir une vision claire du parcours client et du parcours utilisateur, et de ce qu\u2019on veut am\u00e9liorer. C\u2019est assez facile de se perdre dans le potentiel des outils qu\u2019on a d\u00e9couverts.<\/p>\n

D\u2019ailleurs, le fait d\u2019avoir utilis\u00e9 notre quotidien comme \u201ccas pratiques\u201d est \u00e0 la fois tr\u00e8s exp\u00e9rientiel, mais peut aussi \u00eatre source d\u2019erreur. Je recommande ainsi de se poser apr\u00e8s la formation pour faire le point sur chaque outil, son r\u00f4le et sa pertinence. Et puis, il ne faut pas h\u00e9siter \u00e0 versionner : la m\u00e9thode des petits pas. <\/strong><\/p>\n

– Quels logiciels avez-vous d\u00e9couverts ? <\/strong><\/p>\n

On a d\u00e9couvert une quantit\u00e9 d\u2019outils !<\/strong>
\n– Sana, une assistante IA
\n– Gamma, un outil de cr\u00e9ation de powerpoint IA
\n– Perplexity, un LLM qui affiche ses sources
\n– Des newsletters diverses et vari\u00e9es,
\n– Des outils permettant de cr\u00e9er des chatbots comme Chatbase et Flowise
\n– Lovable qui permet de cr\u00e9er des applis en code gr\u00e2ce \u00e0 une IA\u2026<\/p>\n

Changements mis en place gr\u00e2ce \u00e0 l’IA<\/h2>\n

– Quelles sont les principales automatisations que vous avez d\u00e9ploy\u00e9es ?<\/strong><\/p>\n

Depuis la formation, je me lance chaque semaine un nouveau d\u00e9fi pour r\u00e9pondre \u00e0 un besoin de gestion<\/strong>, ou tout simplement pour ne pas perdre ce que j\u2019ai appris. Ce sont de petits outils qui int\u00e8grent des webhooks (m\u00e9canisme con\u00e7u pour la transmission d’informations en temps r\u00e9el d’une application \u00e0 une autre), des automatisations simples ou m\u00eame parfois du code plus sophistiqu\u00e9.<\/p>\n

Mais le principal projet, qui nous occupe encore, c\u2019est l\u2019int\u00e9gration automatis\u00e9e des saisies de nos formateurs dans Digiforma gr\u00e2ce \u00e0 une application d\u00e9velopp\u00e9e sur Lovable.<\/p>\n

\"Sch\u00e9ma<\/p>\n

– Comment utilisez-vous l\u2019IA d\u00e9sormais ?<\/strong><\/p>\n

Un peu tout le temps\u2026 Mais la grande diff\u00e9rence, c’est surtout que nous arrivons \u00e0 conjuguer les fonctionnalit\u00e9s et forces de chaque IA<\/strong>, l\u00e0 o\u00f9 avant, nous choisissions une seule IA pour \u201ctout faire\u201d.<\/p>\n

– Pouvez-vous quantifier le temps gagn\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 ces nouvelles pratiques ?<\/strong><\/p>\n

Pas encore. Nous passons encore beaucoup de temps \u00e0 construire, organiser, hi\u00e9rarchiser, prioriser\u2026 Mais j’estime que nous pourrions gagner au moins 25% de notre temps<\/strong> d\u00e9di\u00e9 aux t\u00e2ches chronophages pour les d\u00e9dier \u00e0 am\u00e9liorer la qualit\u00e9 de nos services rendus \u00e0 nos clients et formateurs.<\/p>\n

– Justement, quel impact cela a-t-il eu sur la qualit\u00e9 de service pour vos apprenants ?<\/strong><\/p>\n

C\u2019est aussi encore difficile \u00e0 mesurer mais, si nous arrivons vraiment \u00e0 gagner 25% de temps sur nos process, cela nous permettrait d\u2019apporter une meilleure exp\u00e9rience \u00e0 nos apprenants et \u00e0 nos formateurs<\/strong>, plus de temps pour les accompagner \u201cindividuellement\u201d mais aussi des outils con\u00e7us pour eux afin de leur permettre de trouver des r\u00e9ponses quand ils en ont besoin (et ne plus d\u00e9pendre de notre disponibilit\u00e9). Un environnement de \u201cnavigation\u201d plus adapt\u00e9 et \u201cuser friendly\u201d au final. Bref, de la qualit\u00e9 plus que de la quantit\u00e9 ! <\/strong><\/p>\n

Perspectives<\/h2>\n

– Quels sont vos prochains objectifs en mati\u00e8re d’automatisation ?<\/strong><\/p>\n

Nous allons versionner nos outils.<\/strong> Une petite \u00e9volution apr\u00e8s l\u2019autre plut\u00f4t que tout d\u2019un coup, avec pour objectif de fluidifier les parcours et de les personnaliser au maximum.<\/p>\n

– Quels conseils donneriez-vous \u00e0 un organisme de formation qui h\u00e9site \u00e0 se lancer ?<\/strong><\/p>\n

De se pr\u00e9-pa-rer\u2026 On ne se lance pas dans l’automatisation et l’utilisation de l\u2019IA sans avoir pr\u00e9alablement d\u00e9fini ce qu\u2019on en attend. Il faut aussi disposer d\u2019outils structur\u00e9s (CRM, Bases de donn\u00e9es, etc.) pour aller stocker de la donn\u00e9e, la cr\u00e9er ou l\u2019enrichir\u2026 Et puis, il faut bien clarifier les objectifs avec son \u00e9quipe et la r\u00e9partition des t\u00e2ches<\/strong> : qui devra faire quoi, pour quoi et pourquoi.<\/p>\n

C\u2019est une formation donc \u00e7a se pr\u00e9pare comme tout autre projet de d\u00e9veloppement de comp\u00e9tences.<\/strong> Et bien s\u00fbr \u00e7a s\u2019accompagne et \u00e7a s\u2019entretient. J\u2019imagine assez facilement un niveau 2 d\u2019ici quelques mois d\u2019ailleurs.<\/p>\n

– En quoi cette formation a-t-elle chang\u00e9 votre vision du m\u00e9tier ?<\/strong><\/p>\n

Beaucoup d’acteurs de la formation voient les \u00e9volutions techniques et r\u00e9glementaires comme des contraintes. M\u00eame si \u00e7a n\u2019a jamais \u00e9t\u00e9 ma vision, j\u2019ai quand m\u00eame le sentiment que cette formation a renforc\u00e9 mon approche d\u2019innovation et de cr\u00e9ativit\u00e9<\/strong>. Il est tout \u00e0 fait possible de fluidifier et simplifier ces \u201ccontraintes\u201d pour en faire de v\u00e9ritables atouts et leviers de performance. Et finalement, remettre l’humain au c\u0153ur !
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\nSi le sujet vous int\u00e9resse, vous pouvez vous pencher sur les formations que Sydo d\u00e9livre<\/a><\/strong>, notamment sur l’IA, pour \u00eatre mieux arm\u00e9 pour comprendre l’IA, ses limites et ses opportunit\u00e9s, et comment r\u00e9ussir \u00e0 en tirer le maximum dans le cadre de votre pratique p\u00e9dagogique.
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